Wer regelmäßig Termine mit Kunden koordiniert, kennt das: Eine Frage per Mail, drei Gegenfragen, zwei Verschiebungen, ein Missverständnis. Am Ende hat man mehr Zeit in die Terminabstimmung gesteckt als in das eigentliche Gespräch. Genau dafür gibt es Terminbuchungstools. Und eines davon nutze ich selbst täglich: TidyCal*.
In diesem Artikel erkläre ich dir, was TidyCal* genau kann, wie es funktioniert, für wen es sich lohnt und warum es für mich die beste Alternative zu Calendly ist.
Was ist TidyCal?
TidyCal* ist ein Online-Terminbuchungstool. Klingt erstmal unspektakulär, macht aber im Alltag einen ziemlichen Unterschied.
Das Grundprinzip ist simpel: Du richtest einmal ein, wann du verfügbar bist und welche Terminarten du anbietest. Dann bekommst du einen Buchungslink, den du teilen oder direkt auf deiner Website einbinden kannst. Deine Kunden oder Interessenten suchen sich selbst einen Slot raus, tragen sich ein, und du bekommst eine Bestätigung. Fertig. Kein Hin-und-Her per Mail, kein manuelles Nachhalten.
Was TidyCal* von vielen anderen Tools unterscheidet: Es ist bewusst schlank gehalten. Du wirst nicht mit Funktionen erschlagen, die du sowieso nie nutzt. Gleichzeitig steckt mehr dahinter, als man auf den ersten Blick vermuten würde.
Wie funktioniert TidyCal konkret?
Beim ersten Login landest du direkt in einem übersichtlichen Dashboard. Von dort aus legst du sogenannte „Booking Types” an, also verschiedene Terminarten.
Das könnte z. B. so aussehen:
- Kostenloses Kennenlerngespräch (15 Minuten, ohne Zahlung)
- Beratungsgespräch (60 Minuten, kostenpflichtig)
- Website-Check (45 Minuten, kostenpflichtig)
Für jeden Termintyp kannst du separat festlegen:
- Wie lang der Termin dauert
- Wann du dafür verfügbar bist
- Ob und wie viel er kostet
- Über welchen Kanal das Meeting stattfindet (Zoom, Google Meet, Teams, Telefon, persönlich)
- Welche Informationen du vorher vom Kunden brauchst (z. B. über ein Freitextfeld oder Auswahloptionen)
Das alles läuft über eine Oberfläche, die wirklich keine technischen Vorkenntnisse voraussetzt. Man muss sich ein bisschen damit auseinandersetzen, ja. Aber es ist überschaubar und gut erklärt.
Was kann TidyCal alles?
Hier kommt der Teil, den viele unterschätzen. TidyCal* ist kein reines „Jemand trägt sich in meinen Kalender ein”-Tool. Da steckt deutlich mehr drin.
Kalenderintegration
TidyCal* synchronisiert sich mit Google Kalender, Outlook und Apple Kalender. Das heißt: Termine, die du schon hast, werden automatisch als blockiert angezeigt. Keine Doppelbuchungen, kein manuelles Abgleichen.
Im kostenlosen Plan kannst du einen Kalender verbinden, im Individual Plan bis zu zehn, im Agency Plan bis zu 25.
Verschiedene Terminarten
Neben den klassischen Einzelterminen bietet TidyCal* auch:
Wiederkehrende Termine: Kunden können sich z. B. jeden Montag zur gleichen Zeit eintragen. Praktisch für regelmäßige Zusammenarbeit.
Gruppenbuchungen: Du bietest z. B. ein Online-Workshop-Format an, bei dem sich mehrere Personen für denselben Termin eintragen können. Du legst fest, wie viele Plätze es gibt.
Pakete und Bundles: Kunden können mehrere Sessions auf einmal buchen und direkt bezahlen. So verkaufst du z. B. ein 5er-Paket Beratungsgespräche in einem Rutsch.
Abonnements: Noch einen Schritt weiter: Du kannst auch wiederkehrende Zahlungen einrichten. Der Kunde zahlt z. B. monatlich und bucht sich seine Slots dann selbst.
Automatische Meeting-Links
Wenn du Zoom, Google Meet oder Teams nutzt, erstellt TidyCal* nach jeder Buchung automatisch einen Meeting-Link und verschickt ihn an alle Beteiligten. Du musst nichts manuell anlegen oder weiterleiten.
Automatische E-Mails und Erinnerungen
Nach einer Buchung gehen automatisch Bestätigungsmails raus, sowohl an dich als auch an die Person, die gebucht hat. Zusätzlich kannst du Erinnerungsmails einrichten, z. B. 24 Stunden vor dem Termin. Das reduziert No-Shows spürbar.
Im Individual und Agency Plan kannst du diese Mails auch inhaltlich anpassen und mit eigenem Branding versehen.
Eigene Fragen im Buchungsprozess
Du kannst im Buchungsformular eigene Felder hinzufügen. So weißt du vor dem Gespräch schon, was dein Gegenüber mitbringt, was er sich erhofft oder welche Infos du vorab brauchst. Das spart Zeit im Gespräch selbst und macht einen deutlich professionelleren Eindruck.
Einbindung auf der Website
Den Buchungskalender kannst du direkt auf deiner Website einbetten. Entweder als eingebettetes Widget oder als Button, der auf deine persönliche Buchungsseite verlinkt. Beides funktioniert problemlos.
Teamfunktionen (Agency Plan)
Wer mit einem Team arbeitet, kann im Agency Plan Kollektiv-Meetings und Round-Robin-Termine einrichten. Das heißt: Buchungen werden automatisch auf verfügbare Teammitglieder verteilt, oder mehrere Personen können gemeinsam für einen Termin gebucht werden.
Bezahlung direkt im Buchungsprozess
Das ist einer der Punkte, die ich an TidyCal* besonders schätze. Du kannst kostenpflichtige Terminarten anlegen und Stripe oder PayPal als Zahlungsmethode verknüpfen.
Was das in der Praxis bedeutet: Jemand bucht sich einen Termin bei dir, zahlt direkt beim Buchen, und das Geld landet bei dir. Kein nachträgliches Rechnung schreiben für kleine Leistungen, kein Hinterherrennen, kein Zahlungseingang manuell prüfen.
Für Erstberatungen, kurze Analyse-Sessions, Stundenpakete oder ähnliche Angebote ist das eine sehr runde Sache. Der Ablauf ist sauber, der Aufwand minimal.
Nicht geeignet ist TidyCal*, wenn du komplexe Buchungsprozesse mit vielen Variablen, Sonderfällen oder mehrstufigen Auswahlprozessen abbilden möchtest. Dafür gibt es spezialisierte Tools wie Amelia. Aber für den typischen Anwendungsfall bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen reicht TidyCal locker aus.
Wie viel kostet TidyCal?
Kommen wir zum Teil, der viele überzeugt: das Preismodell.
TidyCal* gibt es in drei Varianten:
Free Plan (kostenlos):
Kein Zeitlimit, keine versteckten Kosten. Du bekommst eine eigene Buchungsseite, unbegrenzte Buchungen, verschiedene Terminarten und sogar die Bezahlfunktion. Für den Einstieg oder sehr einfache Anwendungsfälle reicht das aus. Du kannst einen Kalender verbinden und die wichtigsten Grundfunktionen nutzen.
Individual Plan (einmalig 29 $):
Einmal zahlen, dauerhaft nutzen. Kein Abo, keine monatlichen Kosten. Dafür bekommst du automatische Meeting-Links (Zoom, Meet, Teams), anpassbare E-Mails und Erinnerungen, Gruppenbuchungen, bis zu zehn Kalenderverbindungen, eine eigene Domain für deine Buchungsseite und noch einiges mehr. Für Selbstständige, die TidyCal regelmäßig nutzen wollen, ist das der empfehlenswerte Einstieg.
Agency Plan (einmalig 79 $):
Für Teams oder Agenturen mit mehreren Personen. Hier kommen Funktionen wie Round-Robin-Meetings, kollektive Termine, eine Team-Buchungsseite und bis zu 25 Kalenderverbindungen dazu.
Was mich damals überzeugt hat: Keine monatlichen Kosten. Bei mir häufen sich Abos, und an der Stelle wollte ich bewusst ein Tool mit Einmalzahlung. 29 $ einmal ist überschaubar, und seitdem läuft das Ding einfach.
Ist TidyCal DSGVO-konform?
Das ist eine Frage, die ich immer wieder bekomme, und die berechtigt ist. Bei Terminbuchungstools werden personenbezogene Daten verarbeitet: Namen, E-Mail-Adressen, manchmal auch Inhalte aus Freitextfeldern.
TidyCal* lässt sich DSGVO-konform einsetzen. Das macht es zu einer soliden Calendly Alternative für alle, die auf Datenschutz achten müssen, also praktisch alle in Deutschland und der EU.
Wichtig dabei: Du musst trotzdem selbst aktiv werden. In deiner Datenschutzerklärung solltest du transparent über die Nutzung von TidyCal informieren, und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) mit TidyCal abschließen. Das ist kein Hexenwerk, aber ein Schritt, den du nicht vergessen solltest.
Warum ich TidyCal als Calendly Alternative empfehle
Ich hab Calendly eine Weile genutzt und war lange zufrieden. Was mich irgendwann gestört hat: In der kostenlosen Version sind die Einstellmöglichkeiten sehr begrenzt. Wer mehr will, kommt schnell in die Abo-Falle.
TidyCal löst genau dieses Problem. Für einmalig 29 $ bekomme ich den Individual Plan, der für meinen Alltag mehr als ausreicht. Kein Abo, das ich vergesse zu kündigen. Keine Preiserhöhung, die mich kalt erwischt.
Dazu kommt: TidyCal* ist einfach bedienbar, ohne simpel zu wirken. Die Oberfläche ist aufgeräumt, die wichtigsten Einstellungen sind schnell gefunden, und wenn man sich mal kurz festbeißt, ist das meist schnell gelöst.
Ich empfehle es auch meinen Kunden, gerade denen, die unkompliziert Erstgespräche anbieten oder bezahlte Sessions buchbar machen wollen, ohne ein kompliziertes System aufzubauen.
Für wen ist TidyCal die richtige Wahl?
TidyCal ist ein gutes Terminbuchungstool, wenn du:
- eine schlichte, zuverlässige Calendly Alternative suchst
- kein monatliches Abo zahlen möchtest
- Wert auf DSGVO-Konformität legst
- regelmäßig Calls, Erstgespräche oder Beratungstermine anbietest
- kostenpflichtige Termine einfach und sauber abwickeln willst
- ein Tool brauchst, das du deinen Kunden ohne Bedenken weiterempfehlen kannst
TidyCal ist weniger geeignet, wenn du:
- sehr komplexe Buchungsprozesse mit vielen Sonderfällen abbilden musst
- ein großes Team mit speziellen Anforderungen hast
- SMS-Erinnerungen außerhalb von USA und Kanada benötigst
Meine Meinung
TidyCal ist kein Alleskönner, und das ist auch gar nicht der Anspruch. Es ist ein schlankes, zuverlässiges Terminbuchungstool, das genau das macht, was es soll, ohne unnötigen Aufwand drumherum.
Für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Terminplanung automatisieren und optional auch kostenpflichtige Slots anbieten wollen, ist es eine der sinnvollsten Optionen, die es gerade gibt. Der Lifetime-Deal macht es dabei besonders attraktiv.
Ich nutze es seit einer Weile und bin froh, dass ich damals gewechselt habe.
Schau dir das Tool einfach mal an und teste es kostenlos. Hier geht’s direkt zu TidyCal*
Die Seite sieht etwas wild aus, lass dich davon nicht irritieren.
Du brauchst Unterstützung bei der Einrichtung?
Auch wenn TidyCal* grundsätzlich einfach einzurichten ist, tauchen in der Praxis trotzdem Fragen auf. Welche Terminarten brauche ich wirklich? Wie lege ich Verfügbarkeiten sinnvoll an? Und wie binde ich das Ganze so ein, dass es für mich und meine Kunden gut funktioniert?
Wenn du dabei Unterstützung brauchst oder keine Lust hast, dich alleine durchzuklicken, helfe ich dir gerne bei der Einrichtung. Schreib mir einfach eine Mail.
